Términos de servicio de Fonendia

Partes

Fonendia: Fonendia S.A.S., NIT 902.120.087-7, con domicilio en Puerto Colombia, Atlántico, Colombia. Correo: legal@fonendia.com.

El Consultorio: la persona natural (médico o profesional de la salud independiente) o jurídica que se registra en Fonendia y acepta estos términos. Lo representa el usuario titular de la cuenta.

1. Definiciones

Servicio: el software Fonendia, ofrecido en la nube, con sus módulos de agenda, historia clínica electrónica, página del paciente, facturación e integraciones.

Datos del Consultorio: los datos personales de pacientes, acompañantes y terceros que el Consultorio o sus usuarios registren en el Servicio, incluida la historia clínica.

Datos de Cuenta: los datos del Consultorio y de sus usuarios necesarios para prestar y cobrar el Servicio.

Responsable, Encargado, Titular, Tratamiento, Transmisión y Transferencia tienen el significado de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015.

Incidente: una violación de los códigos de seguridad o una pérdida, robo o acceso no autorizado a los Datos del Consultorio.

2. Objeto y licencia de uso

Fonendia concede al Consultorio una licencia de uso del Servicio: no exclusiva, intransferible, sin derecho a sublicenciar y limitada a su actividad profesional, mientras el contrato esté vigente y al día en sus pagos. La licencia se suspende si el pago se atrasa y termina con el contrato. No es una venta: el Consultorio no adquiere el software ni una copia de él.

Estos términos también son el contrato de transmisión de datos personales entre el Consultorio, como responsable, y Fonendia, como encargado (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2).

3. Papeles de cada parte

El Consultorio es el responsable del tratamiento de los Datos del Consultorio y el custodio de las historias clínicas. Decide para qué y cómo se usan, obtiene las autorizaciones de los pacientes cuando se necesitan y responde ante ellos.

Fonendia es el encargado del tratamiento de los Datos del Consultorio: los trata solo por cuenta del Consultorio, según estos términos y la configuración que el Consultorio haga del Servicio.

Fonendia es responsable de los Datos de Cuenta, que trata según su Política de privacidad.

Los pacientes son los titulares de su información y de su historia clínica. Ni el Consultorio ni Fonendia son dueños de ella.

4. Encargo del tratamiento

Fonendia trata los Datos del Consultorio solo para alojarlos, cifrarlos y respaldarlos; mostrarlos a los usuarios autorizados; generar documentos clínicos y administrativos; enviar recordatorios y documentos a los pacientes por los canales que el Consultorio active y el paciente autorice; transmitirlos a las entidades que exige la ley cuando el Consultorio lo configure; prestar soporte técnico; y cumplir órdenes de autoridades competentes.

Fonendia aplica la política de tratamiento del Consultorio, cumple los principios del art. 4 y los deberes del encargado del art. 18 de la Ley 1581 de 2012, y tiene un área de protección de datos en privacidad@fonendia.com.

Fonendia no puede vender, alquilar ni ceder los Datos del Consultorio; usarlos para publicidad, perfiles o fines propios; usarlos para entrenar modelos de inteligencia artificial; ni darlos a terceros fuera de los casos de estos términos o de una orden legal.

Fonendia solo usa métricas técnicas de uso que no permiten identificar a pacientes ni su información clínica.

5. Subencargados y transmisión internacional

Fonendia usa proveedores de infraestructura (subencargados) con acuerdos de tratamiento de datos al menos tan exigentes como estos términos: Supabase (base de datos, Brasil), Vercel (aplicación, Estados Unidos), Cloudflare (documentos y protección, Estados Unidos), Backblaze (respaldos cifrados, Estados Unidos), el proveedor de correo transaccional, y, solo si el Consultorio los activa, Meta (WhatsApp), Google (calendario y mapas), el proveedor tecnológico de la DIAN y la entidad de certificación digital.

Brasil y Estados Unidos tienen nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio. Por existir este contrato, la transmisión no requiere el consentimiento del titular.

Fonendia avisa por correo, con 30 días de anticipación, cualquier subencargado nuevo que trate datos de pacientes. Si el Consultorio no está de acuerdo, puede terminar el contrato sin penalidad y recibir la exportación de sus datos. Fonendia responde ante el Consultorio por lo que hagan sus subencargados.

6. Seguridad

Fonendia mantiene como mínimo: cifrado en tránsito y en reposo; segundo factor obligatorio para los roles con acceso clínico; separación de datos por consultorio y permisos por rol; registros clínicos firmados que no se pueden alterar (las correcciones se hacen con adendas que conservan el original); un registro de auditoría que no se puede borrar; respaldos diarios fuera del sitio principal con bloqueo contra borrado; verificación periódica de integridad; un plan de seguridad y privacidad con respuesta a incidentes y continuidad; y pruebas de seguridad periódicas.

7. Confidencialidad y acceso del personal de Fonendia

El personal y los contratistas de Fonendia firman acuerdos de confidencialidad que siguen vigentes después de terminar su relación con Fonendia.

El personal de Fonendia no accede al contenido clínico. Si un soporte lo requiere, solo lo hace con autorización expresa del titular del Consultorio, por tiempo limitado, y queda en el registro de auditoría.

Cada usuario del Consultorio guarda reserva sobre la información de los pacientes que conozca por el Servicio. La divulgación de datos de la historia clínica está prohibida (Ley 2015 de 2020, art. 12).

8. Derechos de los pacientes

El Consultorio atiende las consultas y reclamos de sus pacientes. Fonendia le da herramientas para entregar copia gratuita de la historia, corregir datos, mostrar el historial de accesos y registrar autorizaciones.

Si un paciente se dirige a Fonendia, Fonendia traslada la solicitud al Consultorio dentro de 2 días hábiles y se lo informa al paciente.

La revocación de la autorización o la supresión no procede sobre la historia clínica mientras exista el deber legal de conservarla.

9. Incidentes de seguridad

Fonendia avisa al Consultorio de todo Incidente que afecte sus datos sin demora y a más tardar 48 horas después de confirmarlo, con lo que se sepa en ese momento.

Fonendia reporta el Incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio como encargado dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, entrega al Consultorio un borrador de su propio reporte y colabora con él y con las autoridades.

10. Firma electrónica de los registros clínicos

El Consultorio y cada profesional que use el Servicio acuerdan que la firma electrónica de Fonendia (cuenta personal, segundo factor en el momento de firmar, sello de fecha y hora y huella criptográfica del contenido) es su firma de los registros clínicos.

Cada usuario mantiene el control de su cuenta y de su segundo factor, no los comparte y avisa de inmediato si cree que alguien más los conoce.

El Consultorio puede activar la firma digital certificada con una entidad acreditada por ONAC. Fonendia podrá hacerla obligatoria si una norma lo exige, avisando con la mayor anticipación posible.

11. Duración, terminación y devolución de datos

El contrato dura mientras la suscripción esté activa y se renueva en cada periodo de pago. El Consultorio puede terminarlo en cualquier momento. Fonendia puede terminarlo con 60 días de aviso, o con 30 días si hay falta de pago o un incumplimiento grave que no se corrija en ese plazo.

En cualquier momento, y en todo caso al terminar, el Consultorio puede descargar toda su información en formatos abiertos. Al terminar, el Servicio queda en solo lectura por 90 días sin costo para exportar, y las partes firman un acta de entrega.

Si el Consultorio necesita más tiempo, puede contratar el modo archivo, de solo lectura y con tarifa reducida. Fonendia solo suprime los datos después de que el Consultorio confirme que recibió la exportación o de 6 meses de avisos sin respuesta, y nunca mientras sepa de un proceso o una orden de conservarlos.

Si el profesional cierra su consultorio o fallece, Fonendia facilita lo que exige la Resolución 839 de 2017: la exportación por paciente y la entrega a la entidad de salud que corresponda.

12. Disponibilidad, soporte y contingencia

Fonendia busca una disponibilidad mensual del 99,5 %, sin contar los mantenimientos avisados con al menos 48 horas ni las causas ajenas de esta cláusula. Es una meta de servicio, no una garantía de funcionamiento ininterrumpido o libre de errores.

Si en un mes la disponibilidad real queda por debajo de la meta, el Consultorio que lo pida dentro de los 30 días siguientes recibe un descuento en la mensualidad siguiente: 10 % si queda entre 99,0 % y 99,5 %; 20 % entre 95,0 % y 99,0 %; y 30 % por debajo de 95,0 %. Los créditos no superan el 30 % de una mensualidad, no se pagan en dinero y son la única compensación por la falta de disponibilidad, salvo dolo o culpa grave de Fonendia.

Las integraciones externas (DIAN, MinSalud, WhatsApp, correo, calendario y pagos) funcionan por cola con reintentos y su caída no impide atender ni registrar la consulta. Fonendia no responde por fallas, demoras o decisiones de esas plataformas, pero reintenta y avisa.

Fonendia no responde por las interrupciones o daños causados por hechos fuera de su control razonable: fallas de los proveedores de nube, de energía o de internet; ataques informáticos que no se hayan podido evitar con las medidas de seguridad de estos términos; actos de autoridad, cambios normativos o fallas de las plataformas del Estado; desastres naturales, pandemias o alteraciones del orden público.

El Consultorio mantiene un medio alterno para no detener su operación si el Servicio no está disponible: en especial, facturar por el sistema gratuito de facturación de la DIAN o por el portal de su proveedor tecnológico, y llevar un registro clínico de contingencia que luego incorpora al Servicio.

13. Obligaciones del Consultorio y de sus usuarios

Obtener y conservar las autorizaciones de sus pacientes cuando se requieran, usando o adaptando los textos que da el Servicio.

Adoptar su política de tratamiento de datos y su manual de historia clínica.

Dar acceso solo a quienes lo necesiten, con el permiso correcto, y retirar los accesos de quien se va.

Verificar que la información clínica y de facturación sea correcta. El contenido clínico y las decisiones médicas son responsabilidad exclusiva de los profesionales.

Mantener vigentes sus credenciales propias ante la DIAN, MinSalud y otras entidades.

14. Precio, facturación e impuestos

El precio es el del plan elegido, publicado por Fonendia, y se paga por anticipado. Fonendia emite factura electrónica con los impuestos que correspondan.

Fonendia puede cambiar los precios avisando con 30 días de anticipación. El Consultorio puede terminar antes de que el cambio aplique.

15. Responsabilidad

Cada parte responde por sus incumplimientos.

Salvo en caso de dolo o culpa grave, Fonendia no responde por daños indirectos o consecuenciales, ni por lucro cesante, ingresos o facturación dejados de percibir, citas o pacientes perdidos, pérdida de oportunidad o daño a la reputación del Consultorio.

Salvo en caso de dolo o culpa grave, o por incumplir las cláusulas de encargo, seguridad, confidencialidad e incidentes, la responsabilidad total de Fonendia frente al Consultorio se limita a lo que el Consultorio haya pagado en los 12 meses anteriores al hecho.

Fonendia no responde por las decisiones clínicas, por el contenido que registren los usuarios, por la falta del medio alterno de la cláusula 12 ni por el uso indebido de cuentas cuando el usuario no haya cuidado su acceso.

Nada de esta cláusula limita los derechos de los pacientes como titulares de sus datos.

16. Propiedad intelectual

El software, su código, su diseño, la documentación, la marca Fonendia y los demás materiales del Servicio son de Fonendia o de sus licenciantes. Estos términos solo dan la licencia de uso de la cláusula 2.

El Consultorio y sus usuarios no pueden copiar, modificar ni hacer obras derivadas del software; descompilarlo o aplicarle ingeniería inversa, salvo lo que la ley permita de forma expresa; revender, alquilar, sublicenciar o dar acceso al Servicio a terceros fuera de los usuarios de su consultorio; usarlo para crear un producto que compita con Fonendia; ni quitar avisos de propiedad.

Las sugerencias o comentarios sobre el Servicio, y las mejoras que Fonendia haga a partir de ellos, son de Fonendia, que puede usarlas sin pagar ni pedir permiso. Esto nunca incluye los Datos del Consultorio.

Los Datos del Consultorio no son de Fonendia: el Consultorio los custodia y los pacientes son sus titulares. El contenido propio del Consultorio, como su logo y sus plantillas, sigue siendo suyo.

17. Verificación

El Consultorio puede pedir, una vez al año o después de un Incidente, información razonable que muestre que Fonendia cumple estos términos: el plan de seguridad, el resumen de las pruebas de seguridad, la lista de subencargados y los extractos de auditoría de su consultorio.

18. Cambios a estos términos

Fonendia puede modificar estos términos avisando con 30 días de anticipación por correo y en el Servicio. Los cambios que reduzcan la protección de los datos requieren la aceptación expresa del Consultorio. Si no acepta, puede terminar el contrato y recibir la exportación.

19. Ley aplicable, notificaciones y conflictos

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las notificaciones se hacen al correo registrado por el Consultorio y a legal@fonendia.com.

Las partes intentan un arreglo directo durante 30 días. Si no lo logran, acuden a conciliación y luego a los jueces de Puerto Colombia.

20. Aceptación

Al marcar la casilla de aceptación, el titular del Consultorio declara que tiene facultades para obligarlo y acepta estos términos, incluido el encargo del tratamiento y el acuerdo de firma electrónica. Cada usuario que se una al Consultorio acepta, al activar su cuenta, las cláusulas 7, 10 y 13 en lo que le aplique. Fonendia guarda la versión aceptada, la fecha y hora, el usuario y la huella del texto (Ley 527 de 1999, art. 14).